與過(guò)去對(duì)紙質文件的審閱方式相比，通過(guò)OA辦公系統處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節省大量紙張，降低辦公成(chéng)本。領導可直接在OA辦公系統上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕迹，解決了過(guò)去因反複修改文件草稿而浪費大量紙張的問題；而且，電子文件在OA辦公系統上可同時(shí)向(xiàng)多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質文件丢失的可能(néng)性。

OA辦公系統中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能(néng)模塊是各部門共享信息資源的平台，員工可通過(guò)OA辦公系統及時(shí)了解全院的最新信息，有利于部門之間的溝通與合作。OA辦公系統上強大的條件檢索功能(néng)爲員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過(guò)去花費大量時(shí)間翻查紙質文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。

OA辦公系統能(néng)及時(shí)有效地監控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會(huì)議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能(néng)，一方面(miàn)防止了延誤業務辦理時(shí)間的情況，另一方面(miàn)有利于管理員的全局監控，及時(shí)發(fā)現問題并及時(shí)協調解決。此外，在OA辦公系統上處理的流程步驟都(dōu)留有審批痕迹，具有可追溯性，方便日後(hòu)的查閱和管理。

OA辦公系統的信息傳遞、日程安排等功能(néng)模塊，極大地提高了員工之間的協作效率與溝通能(néng)力，打造了凝聚力較強、工作效率較高，并且具有快速反應能(néng)力的優秀團隊。通過(guò)設立工作論壇等模塊，更及時(shí)有效地加強了領導與員工之間、員工與員工之間的交流和互動，員工之間互相取長(cháng)補短，共同學(xué)習，共同進(jìn)步，促進(jìn)了業務水平的提高，增強了團隊合作精神。

OA辦公系統的使用，全面(miàn)推進(jìn)了辦公自動化，借助先進(jìn)計算機和網絡信息技術，實現了高效、安全、規範地處理辦公室内的事(shì)業性業務，大幅度提高工作效率和服務質量。同時(shí)，爲各級領導進(jìn)行宏觀管理提供了高效、便利的服務，爲科學(xué)決策提供了參考依據，從而構建一套科學(xué)的管理模式。